Pourquoi prioriser ?
La roadmap ou le backlog de votre produit contient 5 fois plus de lignes que votre équipe de développement pourra réaliser pour la prochaine version.
J’exagère, mais à peine…
C’est juste impossible de tout réaliser…
Il va falloir dire non à 4 fonctionnalités sur 5. Là se situe l’essence de la valeur d’un excellent Product Owner ou Product Manager : faire les bons choix.
Le cœur du métier de Product Owner ou Product Manager, c’est donc de prioriser : choisir les bonnes fonctionnalités ou user stories, celles qui vont apporter le plus de valeur au plus grand nombre d’utilisateurs et de clients.
Je vous présente ici la méthode la plus efficace pour prioriser. Elle n’est pas parfaite, il y en a d’autres, mais c’est surement celle qui apporte le plus de valeur le plus rapidement.
La Matrice Valeur / Effort
Elle donne un résultat visuel qui est un vrai support à la décision. Ce support visuel est aussi d’une grande aide quand il faut défendre ses choix auprès de son management.
L’Objectif de la Matrice Valeur / Effort
L’objectif de la matrice est de représenter l’ensemble des fonctionnalités ou user stories sur un tableau à deux dimensions :
- La valeur apportée aux clients, comparée aux autres items,
- L’effort et le risque associées au développements, comparés aux autres items.
Un élément clé à comprendre est que les fonctionnalités sont comparées entre elles et non pas estimées. Il ne s’agit pas d’évaluer la valeur ou l’effort, mais simplement de comparer les efforts ou les valeurs entre les items. C’est toute la force de cette méthode : on est bien meilleur pour comparer que pour évaluer.
La méthode
Pour construire la matrice, je vais utiliser ici Google Sheet.
Je mets à votre disposition un modèle de Matrice au format Google Sheet et au format Excel :
On fait la liste des fonctionnalités dans un tableau et on ordonne toutes les fonctionnalités selon les deux axes : Effort et Valeur.
La dimension Valeur représente la valeur pour les clients. Plus le nombre est grand, plus la valeur est importante pour les clients. On ordonne donc les fonctionnalités en donnant un rang : 1 pour la fonctionnalité ayant le moins de valeur, N (le nombre total de fonctionnalité) pour la fonctionnalité ayant le plus de valeur.
Ce n’est pas une estimation mais une comparaison.
L’Effort représente l’effort et/ou le risque pour développer cette fonctionnalité
On ordonne les fonctionnalités en fonction de l’effort en donnant un nombre de 1 à N (N est le nombre maximum de fonctionnalités).
Une fois ce travail fait, on peut voir la matrice sur l’onglet « Matrice »
Les quatre Quadrants
On voit l’ensemble des fonctionnalités ou user stories sur un tableau de synthèse avec quatre quadrants.
Quadrant QuickWins
Les quickwins se situent en haut à gauche : ce sont l’ensemble des items à forte valeur et faible effort : à faire en premier ! Ils apportent le plus de valeur pour un effort limité, on optimise la bande passante de l’équipe de développement et on apporte le maximum de valeur aux clients. Pourquoi s’en priver ?
Quadrant A éviter
C’est l’opposé des QuickWins : les fonctionnalités à éviter dans le quadrant en bas à droite : peu de valeur client et un effort ou un risque maximal. On évite de perdre du temps pour rien…
Quadrant bouches trous
Le quadrant en bas à gauche : les fonctionnalités apportent peu de valeur, mais ne coûtent pas chers … Bref, ce sont des fonctionnalités que l’on peut caser dans un creux si besoin.
Quadrant investissements
Les trois autres quadrants sont des décisions faciles : on fait, on évite. Par contre, le quadrant investissement pose les questions difficiles : beaucoup de valeur pour les clients, mais au prix d’efforts importants ou de risques élevés.
Ce sont rarement des décisions faciles et rapides et ils demandent souvent une analyse plus poussée. Mais l’avantage de la méthode, c’est que l’analyse ne se fait que sur les quelques items qui posent questions, et non sur l’ensemble de la roadmap ou du backlog.
Les avantages de la priorisation grâce à la matrice Valeur / Effort – Risque : 👍
Cette matrice a de nombreux avantages :
- Elle met en valeur la question clé dans une priorisation de roadmap ou de backlog : comment optimiser la bande passante de développement pour apporter le plus de valeurs aux clients.
- Comme on n’estime pas, mais on compare juste, la construction de la matrice est rapide et ne demande pas un investissement temps élevé.
- Le résultat est visuel et synthétique, ce qui permet de prendre rapidement des décisions,
- C’est un bon support pour expliquer à son management.
Les inconvénients de la priorisation grâce à la matrice Valeur / Effort – Risque : 👎
Cette méthode est rapide et efficace mais elle a quelques inconvénients :
Liste sans cohérence
Comme toute méthode qui part d’une liste, le résultat est une liste de fonctionnalités qui n’ont pas forcément de cohérence ni de cohésion.
On risque de se retrouver avec une liste de courses sans queue ni tête. C’est un premier tri, mais il faudra travailler pour identifier un thème de version principal pour pouvoir communiquer efficacement sur la prochaine version.
Absence de focus utilisateur
Avec cette méthode, on perd de vue les utilisateurs, les personas, le risque est de faire un roadmap « Gruyère » qui ne satisfait aucune persona à 100%. On fait 80% pour chaque persona mais jamais 100%.
On crée de l’insatisfaction. Cela peut être en partie gérée quand on fait la liste initiale : on se focalise sur une ou deux personas en particulier.
Les modèles Google Sheet et Excel à télécharger
Modèle de Matrice Google Sheet
Pour vous faire gagner du temps, je mets à votre disposition un modèle au format Google Sheet ou format Excel prêt à l’emploi pour construire votre propre matrice valeur – effort et commencer à prioriser.
Les outils de gestion de Roadmap
A ma connaissance, les outils de gestion de roadmap suivants permettent de créer une matrice valeur – effort :
- Hygger – https://hygger.io/blog/lean-prioritization-approach-ongoing-pm-issues/
- Aha – https://www.aha.io/
- Productboard – https://www.productboard.com/features/prioritization-matrix/
- Productplan – https://www.productplan.com/glossary/value-vs-complexity/
- Jira n’a pas de Matrice par défaut, mais il existe une app : Teamworkx Matrix for Jira, https://marketplace.atlassian.com/apps/1220089/teamworkx-matrix-for-jira?hosting=server&tab=overview
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